Le module Employés est le répertoire central de Teamwell. Chaque personne y a une fiche qui rassemble son identité, son poste, son contrat, ses absences, son horaire et ses documents. Les autres modules lisent cette fiche : sans employé, il n'y a ni planning, ni pointage, ni absence.
Ce qu'il faut paramétrer avant
Créer une fiche complète suppose que trois paramétrages existent déjà.
Les types de contrat, choisis au moment d'ajouter un contrat : Comment créer et modifier les types de contrats ?
Les départements et les postes, car le département d'un employé découle de son poste : Comment gérer les départements et postes ? et Pourquoi le département d'un employé dépend-il de son poste ?
Les rôles, qui décident de ce que chacun voit une fois connecté : Comment créer un rôle et choisir ses permissions ?
L'ordre complet du démarrage est repris dans Les étapes clés pour démarrer avec Teamwell.
Où le trouver
Cliquez sur Employés dans le menu de gauche. Trois onglets s'affichent : Liste des employés, Organigramme et Humeurs. L'entrée du menu n'apparaît qu'avec au moins un de ces droits : Afficher les informations complètes d'un employé, Afficher les informations de base d'un employé, Afficher l'organigramme ou Afficher les humeurs des employés.
Les trois gestes qui comptent
Créer la fiche, puis inviter la personne quand le reste est prêt : Comment inviter un employé ?
Ajouter le contrat, qui porte les dates et la rémunération : Comment ajouter ou clôturer un contrat à un employé ?
Appliquer l'horaire, sans lequel les absences ne se calculent pas : Comment appliquer un modèle d'horaire sur un employé ?
La fiche d'un employé
Un clic sur une ligne ouvre la fiche. Son menu reprend Résumé, Informations, Absences, Horaire, Documents, Contrats, Véhicules, Matériel, Compteurs, Notes de frais et Notes internes. Les entrées affichées dépendent des droits du rôle.
Deux notions sont distinctes. Le Type d'accès décide de l'application ouverte, mobile seule ou web et mobile. Le rôle, lui, décide de ce que la personne voit et peut faire une fois entrée. Les deux se choisissent en créant l'employé et se modifient ensuite. Une personne qui n'a pas le droit Attribuer des rôles aux utilisateurs ne voit aucun des deux champs : l'employé créé reçoit le Rôle par défaut de la société et un accès Mobile uniquement (employé classique).
Pour aller plus loin
Compléter les informations personnelles : Comment compléter les informations personnelles d'un employé ?
Attribuer un rôle et un type d'accès : Comment paramétrer les accès à Teamwell pour un employé ?
Organiser la liste : Comment créer des filtres sur les employés ?
Désigner le manager direct (N+1), qui compte pour la portée Mon équipe (N-1) des rôles : Comment constituer l'organigramme de l'entreprise ?
Les documents de la fiche : Débuter avec les documents
Comprendre qui voit quoi : Qui peut voir quoi sur la fiche d'un collègue ?
Ajouter vos propres champs : Comment ajouter des champs de données personnalisés ?
Départ d'un employé : Comment désactiver l'accès ou archiver un employé ?