Ajouter un employé crée sa fiche et lui envoie son invitation dans le même geste. Il n'y a pas d'étape d'invitation séparée : dès que vous validez le formulaire, Teamwell envoie un e-mail à l'adresse renseignée pour que l'employé choisisse son mot de passe.
Créer la fiche
Ouvrez Employés, puis cliquez sur Ajouter un employé, en haut à droite.
1. Le bouton Ajouter un employé · 2. Les onglets de la page Employés
Renseignez ensuite le formulaire.
1. L'Adresse e-mail, celle qui recevra l'invitation · 2. Le bouton Créer l'employé
Les champs obligatoires
Prénom et Nom
Langue, qui détermine la langue de l'application et des e-mails de l'employé
Numéro de téléphone, avec son type
Adresse e-mail, celle qui recevra l'invitation
Les accès
Si votre rôle vous y autorise, deux réglages apparaissent :
Le type d'accès : « Mobile uniquement (employé classique) » ou « Accès web + mobile (management / RH) ».
Le Type de permissions : le rôle défini dans Paramètres, Rôles & permissions, qui détermine ce que la personne peut voir et faire.
Ces deux réglages restent modifiables plus tard depuis Paramètres, Utilisateurs.
Les champs facultatifs
Département et Poste, ainsi que la case Responsable de département
Manager direct (N+1), qui alimente l'organigramme
Attribuer un horaire, pour appliquer directement un modèle d'horaire
Numéro de registre national, Référence secrétariat social, Adresse postale
Le contrat et les droits aux congés
Si votre rôle permet de créer des contrats, le bloc Informations sur le contrat apparaît à droite : Numéro (pré-rempli à partir du dernier contrat), Type de contrat, Date de début, Date de fin, Heures attendues par semaine, Jours travaillés par semaine et Rémunération brut. Le Numéro doit être unique dans la société.
Si votre rôle permet d'approuver les absences, une section Droits aux congés permet de fixer dès la création le nombre de jours ou d'heures annuels par type d'absence.
Terminez avec Créer l'employé. Le message « Nouvel employé ajouté ! Nous lui avons envoyé un e-mail pour choisir son mot de passe. » confirme l'envoi, et Teamwell vous amène sur la fiche du nouvel employé.
L'invitation part automatiquement, il n'y a aucune case à cocher pour la désactiver. Vérifiez l'adresse e-mail avant de valider : une adresse déjà utilisée par un autre compte est refusée.
Renvoyer l'invitation
Tant que l'employé n'a pas choisi son mot de passe, un bouton Renvoyer l'invitation s'affiche sur sa fiche, à côté d'Ajouter un employé. Il disparaît dès que le compte est activé.
1. Le bouton Renvoyer l'invitation