Dans Teamwell, désactiver l'accès et archiver un employé sont une seule et même action. Archiver un employé suspend en même temps son compte : il ne peut plus se connecter, ni sur le web ni sur l'application mobile.
Le bouton garde une icône de corbeille, mais il archive : rien n'est supprimé. L'employé est archivé, son historique est conservé, et l'opération se défait avec « Restaurer ».
Archiver un employé
Ouvrez la fiche de l'employé, puis cliquez sur l'icône de corbeille Archiver dans l'en-tête, à côté d'Ajouter un employé.
1. L'icône de corbeille, dans l'en-tête de la fiche
La fenêtre Archiver l'employé s'ouvre. Elle rappelle que son accès à Teamwell sera suspendu et que vous pourrez le restaurer à tout moment.
Si l'employé a un contrat en cours, Teamwell vous demande la Date de fin de ce contrat. Le champ est obligatoire et ne peut pas précéder la date d'entrée du contrat.
Cliquez sur Archiver.
L'employé est archivé, son compte est suspendu et le contrat concerné reçoit la date de fin choisie.
La date de fin du contrat n'est pas une formalité. Tant qu'un employé archivé garde un contrat en cours ou à venir, la prochaine modification de l'un de ses contrats le réactive et lui rend son accès. C'est pour cela que la fenêtre clôture son contrat en cours dans le même geste. Elle ne touche pas à un contrat qui commence plus tard : pour un départ définitif, archivez aussi ce contrat.
Retrouver un employé archivé
Deux chemins :
Paramètres, Utilisateurs, onglet Archivés. C'est le plus direct.
Depuis la liste Employés : la vue Tous s'ouvre avec la condition Statut réglée sur Actif. Changez sa valeur pour Archivé.
Restaurer un employé
Ouvrez sa fiche : l'icône de l'en-tête est devenue Restaurer. Cliquez dessus, puis confirmez avec Restaurer dans la fenêtre Restaurer l'employé. Son compte est réactivé et il retrouve ses accès. Aucune date n'est demandée.
Dans Paramètres, Utilisateurs, chaque ligne propose aussi l'action Archiver (onglet Actifs) ou Restaurer (onglet Archivés), qui ouvre la même fenêtre.
Bon à savoir
Cette action demande le droit d'archiver les employés. Sans ce droit, l'icône n'apparaît pas du tout.
Archiver est l'alternative sûre à la suppression d'un compte : rien n'est perdu et tout se défait.
À l'inverse, prolonger ou rouvrir le contrat d'un employé archivé le réactive automatiquement.
Il n'est pas nécessaire d'archiver à la main un employé dont le contrat se termine : clôturer son dernier contrat suffit, Teamwell l'archive à la fin de celui-ci.