Teamwell surveille en permanence les dates des contrats. Quand le dernier contrat d'un employé se termine et qu'aucun autre ne prend le relais, l'employé est archivé et son accès est révoqué, sans que personne ait à intervenir. Voici l'enchaînement exact.
Le contrat en cours devient vide
Un contrat est considéré comme en cours quand il est publié, que sa date de début est passée et que sa date de fin est à venir ou absente. Le jour où la date de fin est dépassée, le contrat cesse d'être le contrat en cours de l'employé. Sur sa fiche, l'étiquette verte Actif du bandeau de gauche devient Non actif.
1. L'étiquette passe de Actif à Non actif
L'employé est archivé et perd son accès
Si l'employé n'a plus aucun contrat en cours ni à venir, et qu'au moins un de ses contrats est arrivé à échéance, Teamwell l'archive et archive aussi son compte utilisateur. Il ne peut plus se connecter, ni sur le web ni sur l'application mobile.
Rien n'est supprimé : contrats, absences, documents et historique restent en place.
Quand cela se produit
Immédiatement, si le changement vient d'une modification de contrat dans Teamwell. Renseigner une date de fin passée ou archiver le dernier contrat déclenche l'archivage tout de suite. Teamwell l'annonce avant d'enregistrer : dans la fenêtre Clôturer le contrat, ou par une fenêtre de confirmation quand la date est saisie sur la carte du contrat.
La nuit suivante, pour une date de fin qui arrive simplement à échéance. Un traitement quotidien passe en revue tous les employés vers 2 h du matin.
Un contrat qui commence dans le futur empêche l'archivage. Si vous encodez à l'avance le nouveau contrat d'un employé dont le contrat actuel se termine, il garde ses accès sans interruption. C'est le bon réflexe pour un renouvellement.
Retrouver et réactiver la personne
Un employé archivé disparaît de la liste des employés, qui s'ouvre sur le statut Actif. Vous le retrouvez :
dans Paramètres, Utilisateurs, onglet Archivés ;
depuis la liste Employés, en passant la condition Statut de la vue Tous sur Archivé.
Entre la fin de son contrat et son archivage, ou entre deux contrats, un employé sans contrat en cours apparaît avec le statut Inactif.
Pour le réactiver, il suffit de lui rendre un contrat valide : créer un nouveau contrat, ou repousser la date de fin de l'ancien. Teamwell demande alors confirmation avec le message « Réactiver l'employé », puis restaure son accès.
Bon à savoir
Le traitement de nuit n'archive jamais un employé sans contrat expiré. Une personne créée sans aucun contrat n'est donc pas archivée automatiquement.
Le traitement de nuit ne réactive personne. Seule une modification de contrat le fait.
Fixer une date de fin à aujourd'hui ou dans le passé ne réactive jamais un employé archivé : c'est un geste de clôture.
Pour maintenir quelqu'un hors de Teamwell malgré un contrat valide, il faut suspendre son compte utilisateur, pas jouer sur les contrats.
Pour l'archivage manuel, voyez Comment désactiver l'accès ou archiver un employé ?. Pour fixer la fin d'un contrat, voyez Comment ajouter ou clôturer un contrat à un employé ?