Ajouter un employé crée sa fiche et lui envoie son invitation dans le même geste. Il n'y a pas d'étape d'invitation séparée : dès que vous validez le formulaire, Teamwell envoie un e-mail à l'adresse renseignée pour que l'employé choisisse son mot de passe.

Ouvrez Employés, puis cliquez sur Ajouter un employé, en haut à droite.

Renseignez ensuite le formulaire.

Si votre rôle vous y autorise, deux réglages apparaissent :

Ces deux réglages restent modifiables plus tard depuis Paramètres, Utilisateurs.

Si votre rôle ne permet pas d'attribuer les rôles, ils sont remplacés par le message « Le rôle par défaut de la société sera attribué à cet employé. » : l'employé reçoit l'accès « Mobile uniquement (employé classique) » et le rôle marqué Rôle par défaut dans Paramètres, Rôles & permissions. Si la société n'a pas de rôle par défaut, la création est refusée avec le message « Aucun rôle par défaut n'est défini pour votre société. Demandez à un responsable des rôles d'en choisir un dans Paramètres > Rôles. »

Si votre rôle permet de créer des contrats, le bloc Informations sur le contrat apparaît à droite : Numéro (pré-rempli à partir du dernier contrat), Type de contrat, Date de début, Date de fin, Heures attendues par semaine, Jours travaillés par semaine et Rémunération brut. En tête du bloc, Profil de temps choisit comment le temps de l'employé sera compté ; laissé sur Profil par défaut, suivi du nom de ce profil, le contrat suit le profil par défaut de la société. Pour le personnel de direction ou de confiance, choisissez un profil Non pointé : Comment exempter un employé du suivi du temps de travail ?. Le Numéro doit être unique dans la société. Les heures et les jours par semaine sont pré-remplis avec le Temps de travail par défaut de la société, s'il est renseigné dans Paramètres.

Si votre rôle permet d'approuver les absences, une section Droits aux congés permet de fixer dès la création le nombre de jours ou d'heures annuels par type d'absence.

Terminez avec Créer l'employé. Le message « Nouvel employé ajouté ! Nous lui avons envoyé un e-mail pour choisir son mot de passe. » confirme l'envoi, et Teamwell vous amène sur la fiche du nouvel employé.

Si une étape échoue après l'enregistrement de la fiche, par exemple le contrat, la fenêtre reste ouverte avec le message « La fiche employé est enregistrée. Corrigez les champs restants et terminez la création. Les étapes déjà enregistrées sont conservées et l’invitation sera envoyée une fois la création terminée. » Corrigez le champ en cause, puis cliquez sur Terminer la création : rien n'est créé en double.

Tant que l'employé n'a pas choisi son mot de passe, un bouton Renvoyer l'invitation s'affiche sur sa fiche, à côté d'Ajouter un employé. Il disparaît dès que le compte est activé. Dans Paramètres, Utilisateurs, une icône d'enveloppe dans la colonne Dernière connexion renvoie aussi l'invitation d'un compte pas encore activé.