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Débuter avec le suivi de temps

Comment le temps pointé devient des heures validées, les droits qui ouvrent le module, et la routine quotidienne sur la page Badgeuse.

Le suivi de temps enregistre ce que chaque employé a réellement presté et le transforme en heures reconnues. Les employés pointent sur une tablette badgeuse installée sur le site ou depuis l'application mobile. Teamwell compare ces pointages au planning et propose l'horaire de chaque journée. Le manager relit, corrige si besoin, puis valide. Seules les journées validées alimentent le compteur d'heures et partent vers la clôture de paie.

Les droits qui ouvrent le module

Dans Paramètres, puis Rôles, la section Validation des pointages porte deux droits : Voir les pointages ouvre l'onglet Badgeuse, Valider et modifier les pointages permet de corriger et d'approuver les journées. La portée de ces droits décide des employés que vous voyez. La clôture de paie demande en plus Niveau paie (ventilation en codes, verrouillage des semaines, régularisation des compteurs).

Côté employés, la section Badgeuse du rôle donne Utiliser la badgeuse pour la tablette et Pointer depuis l'app mobile (sans badgeuse) pour le téléphone : Quels sont les modes de pointage possibles ?

Où le trouver

Cliquez sur Temps dans le menu de gauche. Selon vos droits, les onglets Planning, Lieu de travail, Badgeuse, Compteurs et Clôture paie s'affichent. Tout le travail quotidien se fait dans Badgeuse, sur une seule page.

La page Badgeuse en un coup d'œil

  • La bande de la semaine : les sept jours en un clic, Semaine précédente et Semaine suivante, le mois qui ouvre un calendrier, et Aujourd'hui. Une semaine déjà verrouillée affiche Semaine clôturée pour la paie.

  • Les tuiles du jour, qui comptent et filtrent à la fois : Tous, À valider, Anomalies, Corrections demandées, En cours, Non pointé et Validés. Un clic ne garde que ces lignes, un second clic revient à Tous. Une tuile sans rien à compter ne s'affiche pas.

  • La liste : une ligne par employé avec le rond d'approbation, Prévu, Pointé (première arrivée, dernier départ, total et pauses), Retenu avec la mention Proposé ou Validé, le Compteur et les Signaux. La colonne Journée dessine la journée sur une frise ; au survol, elle détaille le planning, chaque pointage et les anomalies.

La recherche, les filtres et Options d'affichage complètent l'en-tête. Exporter (CSV), en bas de page, télécharge la journée.

1. La bande de la semaine · 2. Les tuiles du jour, qui filtrent la liste · 3. La liste, avec la frise Journée de chaque employé

Le panneau du jour

Un clic sur une ligne ouvre, à droite, le panneau de cette journée. Il montre tout sans rien ouvrir : les chiffres Prévu, Pointé et Proposé ou Validé, la frise du planning et des pointages, les absences qui couvrent le jour, les anomalies écrites en clair, l'horaire Proposé / validé, la décision sur le dépassement, la Note, les Photos et positions des pointages, les lignes du compteur, puis Ses derniers jours et le lien Voir son compteur.

1. Les chiffres Prévu, Pointé et Proposé · 2. La frise du planning et des pointages · 3. L'anomalie écrite en clair

La routine quotidienne

  1. Choisissez la date dans la bande de la semaine, souvent la veille, puis cliquez sur la tuile À valider.

  2. Lisez le panneau du premier employé. Une anomalie signale un écart que Teamwell n'a pas voulu trancher seul : Comment traiter les anomalies de pointage ?

  3. Si besoin, corrigez l'horaire dans Début, Fin et Pause, ou d'un clic avec Appliquer la proposition, Reprendre le pointé ou Reprendre le prévu. Chaque bouton affiche l'horaire qu'il écrit, et la mention actuel repère celui déjà en place. Chaque changement est enregistré aussitôt.

  4. Si la journée dépasse le planning, le bloc au-delà du prévu propose Au compteur ou Heures sup demandées. S'écarter du défaut demande un motif.

  5. Cliquez sur Valider et suivant, ou appuyez sur Entrée : la journée est approuvée et le panneau passe à la suivante à valider. Les flèches du clavier changent d'employé (haut, bas) ou de jour (gauche, droite).

1. L'horaire Proposé / validé et ses boutons de remplissage · 2. La décision sur le dépassement · 3.Valider et Valider et suivant

Les cas qui demandent un geste

  • Correction demandée : l'employé propose de nouveaux pointages depuis l'application mobile. Le panneau montre les Pointages actuels à côté de la Correction demandée. Ajoutez une Note (facultative), visible par l'employé, puis Refuser ou Approuver la correction. Approuver remplace les pointages ; la journée reste ensuite à valider.

  • Fin automatique, à saisir : la session a été clôturée faute de pointage de sortie. Saisissez l'heure de fin réelle avant d'approuver : Comment corriger une journée de pointage incomplète ou oubliée ?

  • En cours : la journée se valide une fois le pointage terminé.

1. Les Pointages actuels et la Correction demandée · 2. La note, visible par l'employé · 3.Refuser ou Approuver la correction

Tout valider, en haut de la liste, approuve d'un coup les journées que la liste affiche, telles que proposées, y compris les journées Non pointé. La confirmation donne le nombre de journées pointées et non pointées. Filtrez d'abord avec une tuile si vous voulez n'approuver qu'une partie. Une journée approuvée se rouvre avec Rouvrir, motif obligatoire, et ses heures sortent du compteur jusqu'à la prochaine approbation.

Bon à savoir

  • Tant qu'une journée reste Proposé, son écart avec le planning n'entre pas dans le compteur d'heures.

  • Une semaine clôturée pour la paie ne se modifie plus dans la Badgeuse : elle se rouvre depuis Clôture paie.

  • Les règles qui préparent la proposition, tolérances, pauses et défaut du dépassement, se règlent dans Paramètres, puis Suivi de temps, onglet Profils de temps.

Pour aller plus loin

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