Teamwell produit le fichier de prestations attendu par votre secrétariat social, à partir du planning ou des journées validées de la badgeuse. Trois formats sont disponibles, chacun avec ses propres exigences. Le choix dépend du secrétariat, pas d'un réglage : on utilise celui qui correspond au prestataire de la société.
Où le trouver
Paramètres, puis Exportations. La liste montre les exports que le rôle a le droit d'utiliser. Le bouton Exporter de chaque ligne ouvre sa fenêtre.
1. Un export par secrétariat social · 2. Le bouton Exporter, qui ouvre la fenêtre de l'export
Quel export choisir
Export SD Worx : un fichier texte, une ligne par employé, par jour et par code. Il exige un Numéro d'employeur, saisi dans Paramètres, puis Entreprise, onglet Informations générales, et un numéro d'employé numérique de 7 caractères maximum. C'est le seul export qui peut prendre sa source dans la badgeuse plutôt que dans le planning. Voir Comment exporter les prestations vers SD Worx ?.
Export Acerta : un classeur au format du modèle Calendrier d'Acerta Connect, avec une référence externe de 17 caractères maximum par employé, et des durées en heures centièmes. Voir Comment exporter les prestations vers Acerta ?.
Export Synergie : un classeur mensuel par employé, en jours et non en heures, sur une période décalée du 25 au 24. Il est destiné aux sociétés marocaines. Voir Comment exporter les prestations vers Synergie ?.
Export des soldes d'absences : il ne concerne pas les prestations mais les soldes de congés. Voir Comment exporter les soldes de congés ?.
Générer un export
Ouvrir la ligne voulue dans Paramètres, puis Exportations.
Choisir le mois et l'année.
Cliquer sur Exporter. Le fichier est téléchargé.
Un encadré orange Avertissements apparaît quand des employés sont exclus ou qu'un point mérite l'attention. Il se déplie pour lister les personnes concernées et la raison.
Pour SD Worx et Acerta, un encadré bleu Modifications depuis le dernier export apparaît aussi quand des jours d'un mois déjà envoyé ont changé depuis : absence posée ou annulée, horaire modifié. Teamwell compare les mois déjà envoyés sur les trois derniers mois. Voir le détail liste chaque jour et chaque code avec l'ancienne et la nouvelle durée, et le bouton Fichier correctif de chaque mois télécharge le fichier à importer chez le secrétariat social, qui remplace les jours concernés. Synergie n'a pas cette liste : sa période s'arrête le 24, et une absence posée après l'export pour la fin du mois tombe déjà dans le fichier suivant.
Bon à savoir
Chaque export a son propre droit dans le rôle : Exporter les données pour SD Worx, pour Synergie, pour Acerta. Un rôle ne voit que les lignes qu'il peut utiliser.
Les absences sortent avec le code du secrétariat social défini sur le type d'absence, et non par la ventilation en codes de paie. Voir Comment renseigner le code secrétariat social d'un type d'absence ?.
Un lieu de travail peut porter son propre code paie, qui remplace le code travail pour les heures qui s'y déroulent. Voir Comment paramétrer et planifier les lieux de travail ?.
Une erreur bloquante interrompt l'export et s'affiche dans un encadré rouge Erreur qui liste tout ce qu'il faut corriger en une fois : chaque type d'absence sans code, chaque absence approuvée qu'aucun contrat ne couvre (avec l'employé et la date) et, pour SD Worx, le numéro d'employeur manquant. Un avertissement ne fait qu'exclure les employés concernés.
Avant le premier export d'une société, vérifier deux choses : le code du secrétariat social sur chaque type d'absence utilisé, et la référence secrétariat social sur chaque employé. Ce sont les deux causes d'exclusion les plus fréquentes.