L'export SD Worx produit un fichier texte de prestations, à raison d'une ligne par employé, par jour et par code. Chaque ligne porte le numéro d'employeur, le numéro d'employé, un indicateur de type, la date, le code du jour et la durée. C'est le seul export de Teamwell qui peut prendre sa source dans la badgeuse plutôt que dans le planning.
Où le trouver
Paramètres, puis Exportations, ligne Export SD Worx.
Choisir la source des prestations
En haut de la fenêtre, le champ Source des prestations propose deux valeurs, enregistrées sur la société dès le changement :
Planning : les heures viennent des horaires planifiés, absences approuvées comprises.
Badgeuse (jours validés) : les heures viennent de la ventilation en codes de paie figée à l'approbation de chaque journée. Les journées non approuvées retombent sur le planning et déclenchent un avertissement.
Avec la source badgeuse apparaît l'option Bloquer les exports si les shifts ne sont pas validés, qui transforme cet avertissement en refus pur et simple.
1. La source des heures : le planning ou les journées validées · 2. L'option qui refuse l'export tant qu'une journée n'est pas validée · 3. Le mois et l'année exportés
Générer le fichier
Choisir le mois et l'année.
Cliquer sur Exporter. Le fichier export_sdworx.txt est téléchargé.
Les avertissements s'affichent dans un encadré orange dépliable, avec l'employé et la raison pour chaque ligne.
Quand des jours d'un mois déjà envoyé ont changé depuis (absence posée ou annulée, horaire modifié), un encadré bleu Modifications depuis le dernier export apparaît aussi. Voir le détail liste chaque jour et chaque code, avec l'ancienne et la nouvelle durée. Le bouton Fichier correctif de chaque mois télécharge un fichier à importer chez SD Worx : il reprend le mois entier de chaque employé concerné, puisque l'import SD Worx vide le mois de l'employé avant de le remplir. Une ligne marquée À corriger à la main n'est pas reprise dans le fichier et se corrige directement chez SD Worx.
Teamwell compare les mois déjà envoyés sur les trois derniers mois, chacun avec les réglages de son dernier envoi : changer la Source des prestations ne transforme donc pas les mois déjà payés en corrections. Pour appliquer un nouveau réglage à un mois passé, il faut réexporter ce mois.
Les conditions à remplir
Le Numéro d'employeur de la société doit être renseigné, faute de quoi l'export s'arrête sur le message « Il n'y a pas de numéro d'employeur dans les informations de la société. ». Il se saisit dans Paramètres, puis Entreprise, onglet Informations générales, sous le numéro de TVA, en sept caractères au plus, tel que communiqué par votre secrétariat social. Voir Paramétrer les informations générales de mon entreprise.
Chaque employé doit avoir une Référence secrétariat social exclusivement numérique et de 7 caractères maximum, sur sa fiche. Sans elle, ou si elle est invalide, l'employé est exclu de l'export. Voir Comment compléter les informations personnelles d'un employé ?.
Chaque type d'absence utilisé doit porter son code secrétariat social. Voir Comment renseigner le code secrétariat social d'un type d'absence ?.
Bon à savoir
Le mois est toujours envoyé en entier, jours de repos compris, avec le code 0000. L'import SD Worx fonctionne par écrasement et vide toute journée absente du fichier.
Un jour férié planifié sort avec le code T350 pour la durée prévue.
Un seul code commençant par T peut être importé par employé et par jour. Si plusieurs sont prévus, Teamwell exporte le plus prioritaire et signale les autres dans les avertissements.
Les heures de compteur payées par une régularisation partent comme des lignes supplémentaires à leur date, avec le code paie compteur de la société.
Les journées d'un employé dont le profil de temps est Non pointé suivent toujours le planning, sans avertissement de journée non validée. Le profil se lit jour par jour : un employé qui change de profil en cours de mois passe de l'un à l'autre à la date d'effet. Voir Comment exempter un employé du suivi du temps de travail ?.
Les codes travail et heures supplémentaires se règlent dans les paramètres. Voir Comment modifier les codes de paie ?.
Pour comparer les trois exports, voir Comment exporter les prestations vers mon secrétariat social ?. Pour les heures payées par la clôture de période, voir Comment paramétrer la période de référence et la clôture automatique des compteurs ?.
Le code paie des heures de compteur payées se règle dans Paramètres, puis Suivi de temps, onglet Compteurs. S'il est vide, ces heures sont absentes du fichier, et l'avertissement affiché parle à tort d'un horaire manquant, alors que l'employé reste bien dans l'export.