L'export Acerta produit un classeur au format du modèle standard Calendrier d'Acerta Connect. Chaque ligne porte la référence externe de l'employé, son nom, le jour, le code de présence ou d'absence et la durée. Les heures viennent du planning et des absences approuvées.
Où le trouver
Paramètres, puis Exportations, ligne Export Acerta.
Générer le fichier
Choisir le mois et l'année.
Cliquer sur Exporter. Le classeur est téléchargé, nommé d'après l'année et le mois.
1. Le mois et l'année exportés
Si des employés sont exclus, un encadré orange les liste avec la raison. Il se déplie d'un clic.
Les mois déjà envoyés
Chaque téléchargement garde la trace des lignes envoyées. À l'export suivant, Teamwell recalcule les mois déjà envoyés sur les trois derniers mois et, si des jours ont changé depuis (absence posée ou annulée, horaire modifié), affiche un encadré bleu Modifications depuis le dernier export. Voir le détail liste chaque jour et chaque code, avec l'ancienne et la nouvelle durée.
Le bouton Fichier correctif de chaque mois télécharge un classeur qui ne contient que les jours modifiés. Chaque ligne y porte le code de mise à jour 2, qui demande à Acerta de remplacer toute la journée ; un jour resté vide reçoit une ligne de présence à zéro. Une ligne marquée À corriger à la main : la référence de paie envoyée n'est plus la sienne n'est pas reprise dans le fichier : elle se corrige directement dans Acerta Connect.
La condition à remplir
Chaque employé doit avoir une Référence secrétariat social sur sa fiche, de 17 caractères maximum. C'est la référence externe attendue par Acerta, du type numéro HRM. Sans elle, ou si elle est trop longue, l'employé est exclu de l'export et apparaît dans les avertissements. Voir Comment compléter les informations personnelles d'un employé ?.
Ce que contient le fichier
Les heures prestées sortent avec le code de présence 100, sauf si le lieu de travail planifié porte son propre code paie, qui le remplace alors. Voir Comment paramétrer et planifier les lieux de travail ?.
Les absences sortent avec le code du secrétariat social du type d'absence. Voir Comment renseigner le code secrétariat social d'un type d'absence ?.
Un jour férié planifié sort avec le code 220 pour la durée prévue, suivi d'une ligne de présence à zéro.
Une journée entièrement absente porte aussi une ligne de présence à zéro, pour qu'Acerta reçoive un enregistrement de présence à cette date.
Les heures de compteur payées par une régularisation apparaissent comme des lignes supplémentaires à leur date, avec le code paie compteur de la société. Sans ce code, défini dans Paramètres, puis Suivi de temps, onglet Compteurs, ces heures ne sont pas exportées, et l'avertissement affiché parle à tort d'un horaire manquant.
Les jours sans horaire planifié ni absence ne génèrent aucune ligne.
Les durées sont exprimées en heures et centièmes, avec deux décimales au maximum.
1. Les employés exclus faute de référence externe valide
Bon à savoir
L'export demande le droit Exporter les données pour Acerta sur le rôle.
Un employé sans contrat couvrant une date n'a pas de ligne pour cette date. Voir Comment ajouter ou clôturer un contrat à un employé ?.
Une absence approuvée qu'aucun contrat ne couvre, ou un type d'absence sans code, bloque l'export : l'encadré Erreur nomme chaque cas, pour tout corriger en une fois.
Sur un horaire flexible, les heures du jour doivent être connues : sans elles, l'export s'arrête avec une erreur qui nomme l'employé et la date. Voir Quelle différence entre un horaire fixe et un horaire flexible ?.
Contrairement à SD Worx, l'export Acerta ne peut pas prendre sa source dans la badgeuse : il suit toujours le planning.
Pour comparer avec les autres secrétariats sociaux, voir Comment exporter les prestations vers mon secrétariat social ?. Pour les heures de compteur payées, voir Comment régulariser un compteur : payer, abandonner, convertir en récupération ?.
La colonne Update code du modèle Acerta reste vide dans le fichier du mois. Seul le fichier correctif la remplit, avec le code 2, pour que les jours corrigés remplacent ceux déjà importés. Pour tout autre besoin de remplacement, il faut la compléter dans le classeur avant l'import dans Acerta Connect.