Un manager ou un responsable RH peut encoder une absence à la place d'un employé, pour une ou plusieurs personnes à la fois.
Ouvrir le formulaire
Ouvrez Absences, puis cliquez sur Ajouter une absence, en haut à droite. Le bouton est disponible depuis l'onglet Demande en attente comme depuis la Timeline. Il est aussi présent sur la fiche d'un employé, onglet Absences, dans la carte Historique des absences.
1. Le bouton Ajouter une absence · 2. Les onglets Demande en attente et Timeline
Remplir la demande
1. Le champ Type, la liste des types publiés · 2. Le champ Employé, un ou plusieurs employés
Type : le type d'absence. La liste reprend les types publiés de votre société, ceux configurés dans Paramètres, Types d'absence.
Employé : un ou plusieurs employés. Dès que vous en sélectionnez plusieurs, la fenêtre devient Ajouter une absence en masse.
Date de début et Date de fin. Teamwell calcule la valorisation jour par jour au fur et à mesure et affiche le total ainsi que le Restant en bas de la fenêtre.
Commentaire : selon le réglage Commentaire de l'employé du type d'absence, il est facultatif, obligatoire ou absent du formulaire. Il est visible par l'employé et par la personne qui traite la demande.
Ajouter des fichiers pour joindre un justificatif. Le champ n'apparaît que si le type d'absence demande un justificatif : Obligatoire à la demande, la demande ne part pas sans fichier ; Attendu, non bloquant, elle part sans et reste signalée Justificatif en attente jusqu'à l'ajout du document.
1. Le mode de couverture de chaque journée · 2. Le total et le solde Restant après la demande
Choisir ce que couvre chaque journée
Chaque ligne de la liste propose Journée, Période, Heures précises ou Aucun, selon l'horaire du jour et le paramétrage de la société.
Répéter l'absence
Les options Appliquer cette absence à d'autres jours de la semaine et Répéter cette absence permettent d'encoder une absence récurrente plutôt que de la ressaisir.
Approuver dans la foulée
Si vous encodez l'absence pour un seul employé et avez aussi le droit de décider pour lui, l'option Créer puis approuver cette absence apparaît. Le bouton d'enregistrement devient alors Créer et passer à l'approbation, et la valorisation s'affiche immédiatement pour confirmation.
Sinon, terminez avec Ajouter une absence.
Les jours fériés et les jours de repos ne sont pas sélectionnables. Et si une demande en attente couvre déjà tout ou partie de ces dates pour le même employé, l'encodage est refusé : il faut d'abord trancher la demande existante.
Pour la suite, voyez Comment approuver ou refuser une absence ?