Le justificatif se règle par type d'absence, avec un seul réglage qui vaut pour le web et pour l'application mobile. Trois niveaux distinguent le document qui conditionne la demande de celui qui peut suivre, comme le certificat médical qui arrive quelques jours après le début d'une maladie.
Choisir le niveau
Ouvrez Paramètres, puis Types d'absence, et modifiez le type concerné, par exemple « Maladie ». Le champ Justificatif propose trois niveaux :
Aucun : aucun justificatif n'est demandé pour ce type.
Attendu, non bloquant : la demande est acceptée sans justificatif et reste signalée Justificatif en attente jusqu'à son ajout.
Obligatoire à la demande : la demande ne peut pas être envoyée sans justificatif.
Enregistrez. La colonne Justificatif du tableau affiche ensuite le niveau choisi, ou un tiret quand aucun justificatif n'est demandé.
Ce que ça change à l'usage
Aucun : le champ Ajouter des fichiers n'apparaît pas dans le formulaire d'absence. Un document peut toujours être ajouté une fois la demande déposée.
Attendu, non bloquant : le champ apparaît, la demande part sans fichier et porte le badge Justificatif en attente. Le manager peut la traiter normalement. Une fois validée, elle reste parmi les absences à traiter, avec le libellé Validé, justificatif en attente, jusqu'à l'arrivée du document ou jusqu'à ce qu'un approbateur choisisse Valider sans justificatif.
Obligatoire à la demande : tant qu'aucun fichier n'est joint, le message « Un justificatif est obligatoire pour ce type d’absence. » apparaît sous le champ et la demande ne peut pas être envoyée.
1. Le champ Ajouter des fichiers · 2. Le message Un justificatif est obligatoire pour ce type d'absence qui bloque l'envoi
Les fichiers acceptés sont au format PDF, JPEG, PNG ou WebP, dix au maximum, 10 Mo par fichier et 25 Mo au total.
L'exigence est vérifiée au moment où la demande est déposée ou modifiée, jamais au moment de la décision. Changer le niveau d'un type ne réécrit pas non plus les demandes déjà déposées : chacune garde l'état de justificatif fixé à son dépôt.
Suivre les justificatifs
Dans Absences, onglet Demande en attente, le filtre Justificatif sépare les demandes Attendu, Fourni et Non requis. Sur les demandes, le badge Justificatif reçu signale un document arrivé, et Justificatif dispensé un justificatif qu'un approbateur a choisi de ne plus attendre.
Ajouter un justificatif après coup
Un document peut être ajouté à une demande déjà déposée, sans la rouvrir, avec l'action Ajouter un justificatif du menu Autres actions (⋯) de la demande, ou avec l'icône de trombone quand le justificatif est attendu sur une absence validée. Les fichiers s'ajoutent, ils ne se retirent pas.
En encodage en masse, le même justificatif est joint à chaque demande créée, ce que la fenêtre rappelle explicitement.