Les demandes à traiter se trouvent dans Absences, onglet Demande en attente. Les mêmes actions sont accessibles depuis la Timeline et depuis votre page d'accueil, carte Absences à traiter. Cet onglet et cette carte listent aussi les absences déjà validées dont le justificatif est toujours attendu, avec le libellé Validé, justificatif en attente.
Traiter une demande
Sur la ligne de la demande, les icônes proposent ce que la demande attend : la coche verte pour Valider, la croix rouge pour Refuser. Les autres actions, Voir le détail, Ajouter un justificatif, Modifier, Revaloriser et Supprimer, se trouvent dans le menu Autres actions (⋯), toujours placé en dernier. Seules les actions que votre rôle autorise sont affichées.
La coche et la croix ouvrent directement le détail de la valorisation, jour par jour.
1. Le Total valorisé de la demande · 2. Le commentaire de décision, visible par l'employé
Vérifiez le Total valorisé et le détail de chaque journée. Une pastille signale les journées particulières : Jour de repos, Journée non planifiée, Norme contractuelle, Jour férié.
Sur les journées ajustables, vous pouvez corriger le nombre de minutes. Toute valeur saisie à la main exige un commentaire, sous le libellé Motif de la revalorisation.
Le commentaire est facultatif pour une approbation simple (Commentaire d'approbation (facultatif)) et obligatoire pour un refus (Raison du refus). L'employé verra ce motif sur sa demande.
Terminez avec Confirmer l'approbation, ou avec Décliner pour un refus.
Si la valeur a bougé depuis le dépôt
Une demande en attente n'est pas recalculée automatiquement quand le planning ou le contrat évolue. Si la valeur enregistrée au dépôt ne correspond plus à ce que vaut l'absence aujourd'hui, une note bleue vous donne les deux durées : « La valeur enregistrée (37h54) diffère de la valeur actuelle (30h18). »
1. L'écart entre la valeur enregistrée et la valeur actuelle
Cette note est informative. Elle ne bloque rien : Confirmer l'approbation reste cliquable, et c'est la valeur actuelle, celle affichée dans la liste des jours, qui est approuvée.
Si l'écart est tel que la valorisation doit être recalculée avant d'être approuvée, la confirmation est refusée et un bandeau orange apparaît : « Le planning ou le contrat a changé. La valorisation a été actualisée : vérifiez-la puis confirmez à nouveau. » Relisez les jours, puis confirmez une seconde fois.
Quand le justificatif manque
Si le type d'absence attend un justificatif qui n'est pas encore arrivé, la demande porte le badge Justificatif en attente et la fenêtre d'approbation le rappelle : « La demande peut être traitée, mais le justificatif restera toujours en attente. » Vous pouvez valider quand même.
L'absence validée reste alors dans l'onglet Demande en attente et dans la carte Absences à traiter, avec le libellé Validé, justificatif en attente. Sa ligne propose deux icônes : le trombone pour Ajouter un justificatif, et la coche verte Valider sans justificatif. Cette dernière ouvre une fenêtre avec un Motif (facultatif) : le justificatif n'est plus attendu, l'absence quitte les absences à traiter et porte Validé, justificatif dispensé. Les dates, la valorisation et le solde ne bougent pas, et un document ajouté plus tard est tout de même enregistré.
Revenir sur une décision
Une absence approuvée ne se modifie pas librement : elle se revalorise, avec un motif obligatoire.
Une absence refusée ne se rouvre pas. L'employé doit déposer une nouvelle demande.
Une demande d'annulation sur une absence déjà approuvée arrive dans la même liste, avec la mention Demande d'annulation : la coche l'accepte (Accepter l'annulation), la croix la refuse (Refuser l'annulation).
Qui peut décider dépend du rôle de la personne, jamais du type d'absence. Le droit Approuver ou refuser une absence et sa portée (Soi-même, Mon équipe (N-1), Départements gérés, Tout) décident seuls qui voit la coche et la croix.
Si le type d'absence est celui adossé au compteur d'heures de la société, Teamwell affiche avant l'approbation ce que la décision prélève sur le compteur et ce qu'il restera.