Une absence approuvée s'annule de deux façons différentes, et ce n'est pas la même personne qui voit l'une ou l'autre. Rien n'est jamais réellement supprimé : l'absence annulée reste lisible avec le statut Annulée.
Le point de départ
Sur la ligne d'une absence, dans Absences, sur la fiche de l'employé ou dans son détail ouvert depuis la timeline, l'annulation se lance avec Supprimer, toujours en dernier dans le menu Autres actions (⋯).
Ce que voit un approbateur sur l'absence d'un employé
La fenêtre Annuler l'absence s'ouvre directement sur un champ Commentaire, obligatoire dans ce cas. Il n'y a ni avertissement, ni demande à envoyer : le bouton Annuler l'absence annule immédiatement.
Le commentaire est visible par l'employé.
Ce chemin demande le droit Archiver les absences approuvées ou refusées couvrant cet employé. Sans lui, Supprimer n'apparaît pas du tout dans le menu de l'absence d'un collègue.
Ce que voit un employé sur sa propre absence approuvée
La fenêtre s'appelle alors Demander l'annulation de l'absence et affiche l'avertissement « Votre manager devra accepter cette demande. L'absence reste approuvée d'ici là. » Le commentaire est facultatif, et le bouton est Envoyer la demande d'annulation.
Ce chemin s'applique dès que le droit Annuler les demandes d'absence en attente vous couvre, ou que Gérer et décider de ses propres absences (demander, modifier, approuver, refuser, annuler) est ouvert. Il vaut pour tout le monde, y compris pour un profil RH qui annule l'une de ses propres absences : sur sa propre demande, il passe par l'accord d'un tiers.
Seule exception : quelqu'un qui ne peut pas demander d'annulation mais dont le droit Archiver les absences approuvées ou refusées vaut Soi-même annule directement sa propre absence.
Une demande encore en attente
Elle s'annule sans passer par personne. La fenêtre Annuler la demande d'absence propose un Commentaire facultatif, puis le bouton Annuler la demande.
Décider d'une demande d'annulation
Tant qu'une demande d'annulation attend, l'absence porte le libellé Demande d'annulation et un bandeau reprend le motif de l'employé. Sa ligne, dans l'onglet Demande en attente ou sur la page d'accueil, comme son détail, propose alors la coche verte Accepter l'annulation et la croix rouge Refuser l'annulation, avec un Commentaire de décision (facultatif). D'ici là, le menu ne propose plus que Voir le détail. Ces deux boutons demandent le droit Approuver ou refuser une absence.
Tant que l'annulation n'est pas acceptée, l'absence reste effective : elle continue de bloquer le planning et de décompter le solde. La demande ne la met pas en pause.