Quand plusieurs types d'absence d'une même catégorie décomptent un solde, vous pouvez imposer l'ordre dans lequel ils sont consommés. Les employés épuisent alors le premier type avant de pouvoir poser le suivant.
Activer l'ordre sur une catégorie
Ouvrez Paramètres, puis Types d'absence. Chaque catégorie de votre société porte, à droite de son titre, l'interrupteur Appliquer un ordre de priorité.
1. L'interrupteur Appliquer un ordre de priorité de la catégorie
Activez-le. Chaque type de la catégorie reçoit un rang, et les lignes deviennent déplaçables : saisissez une ligne par la colonne Nom et faites-la glisser. L'ordre de haut en bas est l'ordre de consommation. Un type ajouté ensuite à la catégorie prend la dernière place.
Ce que la règle fait
Une demande sur un type de priorité inférieure est refusée tant qu'un type placé plus haut dans la même catégorie a encore du solde disponible pour cet employé sur l'année concernée, même quelques minutes. La fenêtre d'absence affiche alors « Un autre type d'absence est à utiliser d'abord », nomme le type prioritaire et ce qu'il en reste. Si ce reliquat couvre toute la demande, le message invite à la refaire sur ce type. Sinon, il invite à poser d'abord ce reliquat, le reste pouvant être demandé ensuite.
Même un petit reliquat bloque : vingt minutes restantes sur le type prioritaire se posent avant de passer au type suivant.
Un type de priorité supérieure illimité ne bloque jamais, sinon la catégorie serait fermée pour toujours.
Un type sans droit ouvert pour l'année concernée ne bloque pas non plus.
Une demande valorisée à zéro minute ne décompte rien et n'est jamais bloquée.
Seuls les types publiés portent l'ordre. Un type archivé ne bloque plus.
Depuis l'application mobile, un type prioritaire qui n'y est pas proposé ne bloque pas : l'employé ne pourrait pas le poser en premier. Sur le web, où tous les types publiés sont proposés, il bloque.
La règle est vérifiée au dépôt et à la modification d'une demande, jamais à l'approbation : un manager n'est jamais empêché de trancher une demande déjà introduite.
Elle est contrôlée avant la limite annuelle, pour que l'employé sache quel type utiliser en premier.
Limites
L'ordre ne s'applique qu'à l'intérieur d'une catégorie, et uniquement aux catégories de votre société : les catégories globales partagées par Teamwell ne portent pas l'interrupteur. Les types sans catégorie, regroupés sous Autres, ne peuvent pas être ordonnés.
Si votre société n'autorise pas les plages horaires libres pour les congés, un reliquat plus petit qu'une période ne peut pas être posé, et la demande suivante resterait bloquée. Cette combinaison n'est pas encore prise en charge : n'activez pas l'ordre de priorité dans cette configuration sans en parler au support Teamwell.
Pour créer les catégories, voyez Comment ajouter ou modifier les types d'absences ?