Régulariser un compteur, c'est décider ce que deviennent les heures qu'il contient. Teamwell propose trois sorties, combinables sur une même opération : les convertir en récupération, les payer, ou les abandonner. Chaque régularisation fige le solde à sa date et devient le nouveau point de départ du calcul.
Où le faire
Trois chemins mènent aux mêmes champs Congé, Payé et Abandonné :
Pour un employé, depuis Temps, onglet Compteurs : cliquez sur sa ligne, le panneau de droite porte la section Régulariser les heures.
Pour plusieurs employés d'un coup : au même endroit, Régulariser en lot, en haut de la liste, passe la liste en saisie avec les colonnes Disponible, Congé, Payé, Abandonné et Restera.
Depuis la fiche de l'employé, onglet Compteurs : le bouton Régulariser les heures ouvre une fenêtre qui rappelle le Solde actuel.
Les trois sorties
Congé : les heures sont créditées sur le compte d'absence de récupération de l'employé. Il les reprendra sous forme de congé.
Payé : les heures sortent du compteur pour être payées. Elles apparaissent dans les exports SD Worx et Acerta comme des lignes supplémentaires, à leur date, avec le Code paie pour les heures payées défini dans Paramètres, puis Suivi de temps, onglet Compteurs. Sans ce code, elles ne sont pas exportées. L'export Synergie, en jours, ne peut pas les reprendre.
Abandonné : les heures sont simplement retirées du compteur, sans contrepartie.
Régulariser
Pour un employé, dans le panneau :
Saisir une durée au format 00:00 dans un ou plusieurs des trois champs. La flèche à côté de chaque champ le complète avec tout le solde restant.
Vérifier Restera, ce qu'il restera au compteur après l'opération.
Cliquer sur Enregistrer.
1. Les champs Congé, Payé et Abandonné · 2. Ce qu'il restera au compteur · 3. Le bouton Enregistrer
Pour plusieurs employés : cliquer sur Régulariser en lot, saisir les durées ligne par ligne, vérifier la colonne Restera, puis cliquer sur Valider les régularisations. Le nombre de modifications en cours et le bouton Annuler permettent de revenir en arrière avant validation. Une saisie reste comptée même si une tuile masque sa ligne.
1. Le bouton Régulariser en lot · 2. Les colonnes de saisie et Restera · 3. Le bouton Valider les régularisations
Bon à savoir
Régulariser demande le Niveau paie sur le rôle.
Un compteur avec des journées en attente de validation ne peut pas être régularisé : le panneau affiche « Validez d'abord les … journées en attente » et le bouton de la fiche reste grisé. Ces journées se valident depuis le même panneau, avec Valider ou Tout valider. Voir Comment lire les compteurs d'heures d'un employé ?.
Seul le Disponible se régularise : les heures validées, moins les récupérations en attente. Un disponible nul ou négatif affiche « Rien à régulariser : le disponible est nul ou négatif. »
Les heures Réservé, retenues par une demande de récupération en attente, ne sont pas répartissables : elles restent dans le compteur jusqu'à la décision.
Une saisie en Congé demande un Type d'absence pour les heures en congé, choisi dans Paramètres, puis Suivi de temps, onglet Compteurs, publié, à solde déductible et appartenant à la société. Sans lui, l'enregistrement est refusé avec « Aucun type de congé valide n'est configuré pour les heures en congé (Paramètres > Suivi de temps > Compteurs). »
La régularisation prend effet à la date du jour. Les journées antérieures deviennent alors non modifiables.
Quitter la page, ou le mode Régulariser en lot, avec des saisies non enregistrées déclenche un avertissement.
Pour laisser l'employé reprendre ses heures lui même, voir Comment prendre de la récupération sur le compteur d'heures ?. Pour une liquidation automatique en fin de période, voir Comment paramétrer la période de référence et la clôture automatique des compteurs ?, et pour lire l'historique, Comment lire les compteurs d'heures d'un employé ?.
Une régularisation ne se supprime pas. Pour corriger une erreur, il faut passer par le solde d'absence concerné ou par une nouvelle opération : le compteur ne revient jamais en arrière tout seul.