La récupération est la façon dont un employé reprend les heures accumulées sur son compteur. Elle passe par une demande d'absence ordinaire, sur le type d'absence que la société a désigné comme type de récupération. L'approbation prélève les heures du compteur.
Le paramétrage préalable
Dans Paramètres, puis Suivi de temps, onglet Compteurs, le champ Type d'absence pour les heures en congé désigne ce type. Seuls les types publiés, à solde déductible et appartenant à la société sont proposés.
1. Le type d'absence qui reçoit les heures converties
Comment cela se passe
L'employé dépose une demande d'absence sur ce type, depuis Teamwell ou l'application mobile, comme n'importe quelle autre absence.
Teamwell accepte la demande tant que le compteur peut la couvrir. Le compteur prête ses heures au solde de récupération : au dépôt, la disponibilité vaut ce qui a déjà été crédité, plus le compteur, moins ce qui est déjà utilisé ou engagé.
Tant que la demande est en attente, les heures restent dans le compteur mais apparaissent comme Réservé : elles sortent du Disponible et ne peuvent servir ni à une régularisation ni à une autre demande. Dans Temps, onglet Compteurs, la tuile Récupérations demandées regroupe les employés concernés.
À l'approbation, un message indique combien l'approbation prélève sur le compteur et ce qu'il restera. Le prélèvement apparaît dans l'historique du compteur sous le nom du type d'absence, et son détail s'intitule Récupération.
Bon à savoir
Une demande qui dépasse ce que le compteur peut couvrir est refusée dès le dépôt, avec le message de dépassement de solde habituel.
Un compteur négatif ne prête rien. Un employé qui doit des heures ne peut pas en récupérer ; le manque se règle par le suivi du temps, jamais en refusant une absence déjà approuvée.
Annuler une récupération approuvée rend les heures au compteur.
Si le type choisi est illimité, la première conversion d'heures rend le solde de l'employé limité aux heures créditées.
Les heures engagées par une demande en attente survivent à la clôture de la période de référence : elles ne sont ni reportées, ni payées, ni abandonnées tant que le manager n'a pas tranché.
Changer le type d'absence de récupération est refusé tant qu'une demande en attente ou approuvée porte sur l'ancien ou le nouveau type, avec le message « Des demandes de récupération en attente ou approuvées utilisent ce type d'absence. Traitez-les avant de modifier ce réglage. ». Un type désigné ici ne peut pas non plus être archivé ni rendu non déductible.
Pour suivre les heures engagées et le solde, voir Comment lire les compteurs d'heures d'un employé ?. Pour convertir des heures en congé sans demande, voir Comment régulariser un compteur : payer, abandonner, convertir en récupération ?.
Sans type d'absence choisi dans les paramètres, aucune récupération n'est possible et une régularisation en Congé est refusée à l'enregistrement. C'est le premier réglage à faire avant d'ouvrir les compteurs aux employés.
Pour consulter le solde obtenu, voir Où consulter et comment corriger le solde de congés d'un employé ?. Pour déposer la demande, voir Comment ajouter une nouvelle absence ?, et pour la décision, Comment approuver ou refuser une absence ?.